Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2022 год»

16.02.2023

Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2022 год»

1.       ОРГАНИЗАЦИОННАЯ, ПРАВОВАЯ И КАДРОВАЯ РАБОТА

 

Работа архива администрации Смидовичского муниципального района в 2022 году осуществлялась в соответствии с утвержденным годовым планом работы архива, приказами управления культуры правительства Еврейской автономной области, постановлениями и распоряжениями администрации муниципального района.

В своей работе архив руководствуется Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Росархива от 02.03.2020    № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», и другими нормативными правовыми актами органов государственной власти всех уровней, регулирующими вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2022 году первоочередными направлениями работы архива являлись:

- реализация Федеральных законов и других нормативных правовых актов в области архивного дела;

- применение положений «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» для организации работы архива и организаций - источниках комплектования архива;

- применение «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016           № 2004-ст);

- выполнение приказов и ЭПМК управления культуры правительства области, находящихся на контроле;

- работа с разделом «Архив информирует», расположенном на официальном интернет – сайте администрации Смидовичского муниципального района смид.рф;

- обеспечение органов местного самоуправления, граждан, организаций архивной информацией, в том числе социально-правового характера.

В 2022 году архив администрации Смидовичского муниципального района осуществлял свою работу по годовому плану развития архивного отдела на 2022 год, согласованному в департаменте культуры правительства Еврейской автономной области.

В декабре текущего года специалистом был разработан, утвержден и представлен в департамент культуры правительства ЕАО годовой план основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе на 2023 год со всеми необходимыми приложениями к нему.

Сводная номенклатура дел администрации Смидовичского муниципального района на 2021 год была утверждена распоряжением администрации от 15.01.2021 года № 04

В целях реализации административной реформы в архиве действуют:

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 02.08.2019 № 428 «Об утверждении порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг»;

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 22.08.2019 № 465 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»;

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 10.04.2020 № 230 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)».

В целях реализации Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» архив ведёт активную работу с поселениями. В течение отчетного года специалистам администраций городских и сельских поселений по мере необходимости оказывалась методическая помощь. Даны рекомендации по использованию в работе приказа Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и приказа Росархива от 25.06.2020 № 75 «Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии». Оказана помощь в переработке номенклатур и составлении описей документов постоянного хранения и по личному составу.

В целях совершенствования деятельности архива при переводе на работу в условиях военного времени в течение года проведены мероприятия по уточнению и приведению в соответствие пакета документов по мобилизационной подготовке архива. Специалист архива принимал участие во всех учениях и мобилизационных мероприятиях, проводимых вторым отделом администрации Смидовичского муниципального района.

В соответствии с действующим законодательством консультант юридического управления, ответственный за архив, своевременно представил в отдел муниципальной службы справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и членов семьи; сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать.

В январе подготовлен и направлен в департамент культуры Правительства ЕАО отчёт о выполнении основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе за 2021.

В целях выполнения мероприятий по развитию информационного общества на официальном сайте администрации смид.рф в актуальном состоянии поддерживается страница «Архив информирует». В феврале размещены информации «Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2021 год», «Основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании «Смидовичский муниципальный район» Еврейской автономной области на 2022 год», график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений и организаций в архив администрации Смидовичского муниципального района на 2022 год, паспорт муниципального архива на 01.01.2022 и список фондов, подлежащих передаче в ОГКУ «Государственный архив ЕАО» архивом администрации Смидовичского муниципального района в 2022 году. Также была размещена актуальная информация «Списки фондов архива Смидовичского муниципального района ЕАО на 01.01.2022» с краткой характеристикой их наполнения.

Совместно с председателем общественной организация ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных сил и правоохранительных органов муниципального образования «Смидовичский муниципальный район» Еврейской автономной области собирался и готовился для печати материал о жителях Смидовичского района, имеющих статус «дети войны». Напечатано 12 статей в районной газете.

Юридическим управлением проведены 5 заседаний экспертной комиссии, на которых рассмотрены и согласованы:

- список организаций – источников комплектования архива администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области по состоянию на 01.01.2022;

- 4 описи дел постоянного хранения и 2 по личному составу:

- управления сельского хозяйства администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области;

- отдела муниципальной службы;

- администрации Смидовичского муниципального района.

- отдела архитектуры администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области

1 номенклатура дел на 2023 год, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению структурных подразделений администрации муниципального района.

В 2022 году консультант юридического управления, ответственный за районный архив, окончила онлайн-курс по программе «Цифровой административный регламент: разработка и утверждение».

 

2.  ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

 

Основными задачами работы архива являлись:

- обеспечение сохранности документов на основе соблюдения нормативных требований по организации хранения и учета документов,

- совершенствование организации хранения документов,

- повышение персональной ответственности за обеспечение сохранности документов АФ,

- изучение опыта работы других архивных учреждений.

Продолжается работа по заполняемости дополнительного архивохранилища.

В архивохранилище № 1 обновлены огнетушители. Ведется журнал наблюдения за режимами температуры влажности.

В отчётном году приобретены 20 коробов для картонирования документов (78 ед. хр.), стол, стулья и настольные лампы для архивохранилищ.

В 2022 году были продолжены мероприятия по улучшению физического состояния архивных материалов.

В целях правильного и своевременного учёта документов архивного фонда в течение года вносились изменения в топографические указатели и в учётные документы фондов архива, в которых происходило движение.

Проводился систематический контроль за неукоснительным соблюдением нормативных требований по организации хранения и выдаче документов архивных фондов пользователям. В 2022 году было выдано во временное пользование 220 дел.

- Для поддержания температурно-влажностного режима регулярно проводятся санитарные дни, влажная уборка в хранилище, контролируются показания контрольно-измерительных приборов.

Проведена паспортизация архива по состоянию на 01.01.2023.

 

3.  ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА

 

В 2022 году продолжена работа по обеспечению качественного формирования архивного фонда. Комплектование архива осуществлялось в соответствии с утвержденным графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений и организаций в архив на 2022 год.

Одной из важных задач формирования архивного фонда является определение состава учреждений, организаций и предприятий и отнесение их к числу источников комплектования районного архива. Состав источников - комплектования архива в 2022 году в связи с вхождением отдела дорожной деятельности, транспорта, связи и энергетики администрации Смидовичского муниципального района в состав управления градостроительства и дорожной деятельности произошло снижение общего количества организаций - источников комплектования районного архива на 1.

В целях реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» продолжена работа по заключённым соглашениям о сотрудничестве по вопросам обеспечения сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации со Смидовичским районным судом и местным отделением Всероссийской политической партии «Единая Россия» в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области.

В 2022 году, согласно графику, были описаны и утверждены на ЭПМК при департаменте культуры правительства ЕАО документы в количестве: 303 дела постоянного хранения (управленческой документации). Это документы отдела культуры администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, финансового управления администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, управления жилищно-коммунального хозяйства администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, администрации Смидовичского муниципального района, отдела образования администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, управления сельского хозяйства администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, управления экономического развития администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, администрации и Собрания депутатов муниципального образования «Приамурское городское поселение», администрации и Собрания депутатов муниципального образования «Волочаевское сельское поселение», отдела архитектуры и градостроительства администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, комитета по управлению муниципальным имуществом администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, отдела дорожной деятельности, транспорта, связи и энергетики администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, отдела муниципальной службы администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

Согласованы описи дел по личному составу данных организаций в количестве 186 документов.

Согласованы 4 номенклатуры дел: управления градостроительства и дорожной деятельности администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, сводная номенклатура администрации Смидовичского муниципального района, отдела культуры, спорта, семейной и молодежной политике администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области, муниципального образования «Николаевское городское поселение» Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

В отчетном периоде на хранение в архив принято 529 ед. хр., в том числе:

- 527 ед. хр. управленческой документации;

- 2 ед. хр. по личному составу;

Архив администрации Смидовичскогомуниципального района ведет строгий учет документов 61 фонда. За 2022 год областному государственному учреждению «Государственный архив Еврейской автономной области» переданы на постоянное хранение 2 фонда № 18 «Производственное агропромышленное объединение «Смидовичское»» и № 129 «Товарищество с ограниченной ответственностью «Агросервис»».

Составлены 2 исторические справки и титульные листы к фондам:      № 18 Производственное агропромышленное объединение «Смидовичское»; № 64 Управление градостроительства и дорожной деятельности администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области а также 1 дополнение к исторической справке фонда № 6 отдела культуры, спорта, семейной и молодежной политике администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

В целях контроля за обеспечением сохранности документов в организациях-источниках комплектования проведено 5 тематических проверок: в комитете муниципального имущества Смидовичского муниципального района, администрациях Волочаевского сельского поселения, Приамурского и Смидовичского городских поселениях, отдела культуры администрации Смидовичского муниципального района.

В 2022 году продолжилась работа по применению в работе:

– перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

– правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24;

– порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 01.09.2017 № 143;

– методических рекомендаций ОГКУ «Государственный архив Еврейской автономной области» по ведению основных учетных документов в архивах организаций.

 Архив продолжает работу по оказанию практической и методической помощи руководителям организаций и учреждений, начальникам структурных подразделений администрации муниципального района, работникам администраций городских и сельских поселений по вопросам делопроизводства, сохранности документов и оформлению организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

 

 

 

4.            СОЗДАНИЕ УЧЕТНЫХ БД И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО

НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

По состоянию на 01.01.2023 архив оснащен всей необходимой современной компьютерной техникой и необходимыми периферийными устройствами.

Проводится работа по созданию электронной базы архивных документов. За 2022 года оцифрован 1 фонд: № 70 - Документы участников зон боевых действий России, Ближнего и Дальнего зарубежья. Созданы 912 единиц хранения этого и фонда № 92 – Администрация Смидовичского муниципального района.

В 2022 году проводилась работа в программном комплексе «Архивный фонд» 4-ой версии. В базу занесены 614 документов фонда № 92 «Администрация Смидовичского муниципального района» за 2002-2003 гг.

 

5.            ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Работа по использованию архивных документов, информационному обеспечению пользователей, удовлетворение прав граждан на архивную информацию являлась одним из основных направлений деятельности архива в 2022 году.

Архив в течение года обеспечивал информационное обслуживание, выявление и предоставление архивной информации органам местного самоуправления, заинтересованным организациям и физическим лицам.

Исполнение запросов граждан и организаций было и остается приоритетным направлением в работе архива в области использования документов. Информация, предоставленная по документам районного архива, дает возможность гражданам более полно реализовать свои права.

В 2022 году от граждан, организаций поступило 137 запросов. Все поступившие запросы исполнены в установленные законодательством сроки, с положительным результатом 137 запросов. В 2022 году читальный зал посетили 13 пользователей, документов пользователям выдано – 220. Пользователями архивной информации стали 262 человека.

В целях реализации Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» систематически обновляется информация по организации доступа пользователей к архивным документам на информационном стенде и на официальном сайте администрации Смидовичского муниципального района смид.рф в разделе «Архив информирует». В отчетном году в разделе «Архив информирует» опубликованы 5 информаций.

В газете «Районный вестник» опубликованы 14 статей: о железнодорожной династии жителей п. Смидовича, о воинах интернационалистах, о семейных героях жителей Смидовичского района, о почетных жителях района, про людей, отнесённых к статусу «дети войны» (более 7), о сайтах архив России; о получении архивных справок для назначения пенсий и статья ко Дню архивов России. Подготовлены для публикации 4 заметки для странички юридического управления администрации Смидовичского муниципального района в социальных сетях.